Google+

פרוטוקול ישיבה חמישית וועד 2018

12.12.18
משתתפים: גולדי, גיא בן דב, ניר מירצקי

הפגישה התקיימה במשרדי אוזו גיימס, שעת התחלה: 17:50

רשימת נושאים שנידונו:

סיכום ענייני הכנס השנתי – 

  • מעבר על התקציב והסקת מסקנות מאקרו
  • סיכום של מספר דגשים חשובים מופיע בעמודים הבאים (לא לפרסום)
  • כלל הפידבק שהתקבל מופיע בעמודים הבאים (לא לפרסום)
  • התרעה לבעייתיות בהמשך הפעילות במודל הנוכחי – הכנס לא יוכל לממן את עיקר הפעילות השנתית, עקב העלויות שלו שצפויות להיות גבוהות מדי מסיבות שונות (מחסור במתנדבים, מיצוי יכולות ההובלה של גולדי וניר).
  • הצעה לבדוק האם ניתן לפצל את האירוע לאירועים שונים, האחד מוכוון חברות גדולות כאירוע מקצועי, השני כאירוע הזנק קריירה לקהל צעיר יותר.

לוח המשרות

  • לא מצליח להתניע אמיתית, עקב חוסר תשומת לב שוטפת
  • גולדי יעשה שיחה עם ג'ונה, שאחראי על הנושא, ולהבין האם הוא יכול לקדם זאת בעוז

HYPE

  • אירוע בעוד כשבוע, ניר מטפל מול גיא טובול

GGJ

  • מסתמן כבעייתי, דנו באפשרות לא לקיים אותו השנה תחת אחריותנו
  • הוחלט לפרסם קול קורא למתנדבים לניהול מיקומים במרכז הארץ, תוך שמירה על אפשרות הסירוב במקרה של מתנדב לא מתאים. באחריות ניר

נושאים שלא הספקנו לדון בהם:

  • משימות אחרונות לסגירת ענייני הכנס השנתי
  • אירועים קרובים שכבר קיימים בלו"ז
  • אירועים קרובים אחרים
  • המשך עבודה עם גורמים בתעשייה (בדגש על הפנייה של פלאריום)
  •  כינוס אסיפה שנתית (מתי ואיפה) 
  • מציאת מודל עסקי ואלידי למימון פעילות העמותה
  • מציאת אחראי לפעילות מול שגרירויות שונות לטובת חילופי תרבויות ומימון אורחים

הישיבה ננעלה בשעה 19:50

סיכום כנס

  • אולם ומיקום – קרוב מספיק לתל אביב,  אזור האינדי לא היה קיים ולא היה מספיק מקום לספונסרים. כנראה לא נמשיך איתם. צריך מקום ל 600-700 איש, 3 טראקים, אולם מרכזי ל 500 איש ורחבה טובה לביתנים ואינדי.
  • גרפיקה -יצא יותר בתקציב אך היה טוב יותר אך יש עכשיו טמפלייט ל-2019 לשימוש
  •  אוכל – תקציב יצא פחות מהמתוכנן הייתה איכות וכמות טובה ,כולל ה10 אחוז הנוספים שניתנו מעבר להזמנה. 
  •  טיסות ושהייה על האורחים – נוהל רע בפעם הבאה יופעל רק על ידי מתן החזרים כך שהאורחים ינהלו את הטיסות של עצמם.
  •  כירטוס – לעבוד עם ליזה בפעם הבאה שתנהל את הכל
  •  ניהול תוכן  – תוכן היה חסר יועצים ועדות לכל אחד מהתחומים חסר track לארט
  • במתנדבים – חוסר חמור במתנדבים פירוק המתחם בנייתו וניהול המתנדבים 
  •  שיווק – תקציב קטן מידי והתחיל מאוחר מידי לא עזר לבניית החסויות
  • הפקה –  לנסות למצוא מפיק מקצועי שיקח אחריות להוביל את הכנס
  •  עלות – סך הכל קצת יותר יקר אך לפי הצפי אפשר יותר זול
  •  עלות כרטיס – לאיש כ 300 שקל לפני רווח . מחיר כרטיס ריאלי של 400 עד 500 שקל פונה למקצוענים אולי צריך אירוע זול יותר למחפשי עבודה בכל מקרה הכרטיסים נמכרו בהפסד
  •  חסויות – הזדמנות לפנות לשגרירויות לתקציבי תרבות וחדשנות טכנולוגית .  בסך הכל שנה טובה בלי הגדולים – כך שאפשר הרבה יותר. 
  • תוצאות כספיות –  רווח של כ80000 ש"ח 
    •  170  חברים בעמותה חדשים ומחדשים
  • פדבקים אחרי – לא נעשה מחקר . סה"כ אנשים היו מרוצים.
  • סיכום: מכיוון שהרווח אמור להיות כ 70% מהוצאות העמותה לאורך השנה ומנוהל ע"י מתנדבים ללא שכר  (בעיקר גולדי שהיה על הכנס במשרה מלאה ללא שכר) לא תהיה יכולת לעשות כנס דומה ללא שינוי מהותי של צורת ההפקה הניהול וכמות החסויות.  הרווח אינו מצליח ליצר אטרקטיביות מספקת .

פידבקים על הכנס ממתנדבים (עדיף לא לפרסם)

עמית שוורצנברג – 

אני חושב שהמיקום של עמדות האינדי לא היה אידיאלי, בשנים הקודמות הם היו במקום בולט והשנה מכיוון שהאולם היה קטן הם היו בממד קטן, צריך לחשוב פעם הבא על מיקום יותר אסטרטגי


איתמר סטורם – 

בגדול היה חוסך לי המון עבודה בכרטוס אם היו נהלים סדורים, כולל על המערכת (EventBuzz). היו גם הרבה Workarounds (למשל הקטע שאם מישהו קונה לכמה אנשים אז כל הכרטיסים על שמו) שאולי אפשר לפנות אל איוונטבאז שיוסיפו אותם כפיצ'רים כי מן הסתם הם דרושים לעוד המון אירועים מהסוג הזה. היה המון מידע לא רלוונטי באקסלים שקצת הקשה על הסריקה, כנראה בגלל שהנתונים יובאו מהאתר אז היו שם דברים כמו מספר טלפון אצל ההורים וצבע אהוב וכו'. אם היה אפשר לעבוד עם איוונטבאז כפתרון מלא שלא מצריך אקסלים זה היה אדיר.

מבחינת אבטחה, בתכל'ס לא היתה שום בעיה להיכנס לכנס בלי כרטיס ובלי כלום, אפילו מהכניסה הראשית, כי עמדת הכרטוס היא אחרי המאבטח. לא חושב שזו בעיה רצינית אצלנו בגלל אופי האירוע והאנשים, אבל הייתי רוצה להקשות טיפה יותר על מתפלחים.


נעמה שרון – 

בטוב:

* דוכני המציגים (משחקים, טכנולוגיות) היו מעניינים ומגניבים בעיניי

* הקפה והמאפים, השתייה וארוחת הצהריים היו גם טובים מאד לדעתי (סלטים, פינגר פוד, אוכל קליל אבל מגוון… אחלה)

* כיף של קהילה!

בפחות טוב:

* החלל היה מאד צפוף (בעיקר בקומה העליונה אבל בכלל. הורגש מאד גם בצהריים כשאנשים חיפשו מקום לשבת) ולא הרגיש מתאים לאירוע הכנס. חושבת שכדאי לשים על זה דגש כשבוחרים חלל בפעם הבאה

* היעדר הארט-טראק ביאס והורגש עד מאד… כמישהי שנמצאת בתעשייה מהזווית של הארט, מאמינה שהכנס פספס כאן בתוכן, וגם במכירת כרטיסים

* הצלחתי להיכנס ל-4-5 הרצאות, וברובן לא ממש התרשמתי מאיכות הדוברים. לא יודעת לומר איך נראה הממוצע של הכנס, אבל זו הייתה החוויה שלי 


אביב קנטור – 

1)      ישנה בעיה בשימוש במפיק חיצוני לאירוע – בפעמיים שהייתה מפיקה כמות השפעה שלה באירוע הייתה מוטלת בספק (בהכנות לפני אני לא יודע לומר)

2)      אחראי מתנדבים חייב להיות באירוע.

3)      יש להפוך את המתנדבים ל"עובדים בשכר" – ההנחה לכרטיס תינתן רטרו-אקטיבית על פי כמות השעות שהמתנדב נתן באירוע/לפני (תלוי בתפקיד) –

מי שהתנדב יום שלום באירוע יקבל כרטיס חינם, מי שיתנדב חצי יום יקבל 50% הנחה מעלות לחבר עמותה משלם וכך הלאה.

4)      כדאי להתחיל לעבוד על האירוע לפני, בדגש על מרצ' שצריך להפיק (ניתן להזמין ולהפיק את המרצ' כבר עכשיו לשנה הבאה לדוגמה, כדי שיהיה זול ואיכותי)

5)      המזון היה מעולה.

6)      לא היתה כמעט תקשורת לאורך האירוע, דבר שהצריך המון ריצות בין הנקודות השונים.

7)      לא היו מתנדבים כמעט באירוע ולא היו בכלל בסוף (את הפירוקים עשינו בלי נינג'ות כלל)

8)      היה בלגן עם סידור העמדות של המציגים והנחיות שונות שניתנו למציגים – חשוב שיהיה "מנהל הפקה/מפיק" אחד ותחתיו ירוכזו בעלי התפקידים השונים, כולל מי שמרכז את המציגים, האוצר של התערוכה, מנהל המבואה וכדומה.

9)      צריך לוודא שבשנה הבאה נושאים כמו הגשת אלכוהול, כמות מספקת של שולחנות ומפות, כמות מספקת של נקודות חשמל ופריסתם ונקודות חנייה קרובות לאתר למציגים והצוות יעלו מול המקום עוד בזמן הזמנת האירוע.

10)  אשמח להשתתף בישיבת סיכום הכנס, במידת האפשר.


ליזה ריפס – 

הפידבק היחיד שיש לי זה להשאיר את ניהול הרישום לידיים מקצועיות (בצניעות – שלי, או שחגי יחזור לתמונה) 

זה יעבוד הכי חלק אם יהיה בנדם אחד שמטפל בנרשמים: אפיון טופס ההרשמה, סנכרון בין הרשימות השונות ועד להדפסת התגים לפי ספציפיקציות.


הדרה אלוק – 

הפידבק שלי הוא בנושא המתנדבים. תפקידים לא היו ברורים וכמות המשימות גם היא לא הועברה תוקשרה כפי שצריך.

זה גורם לתסכול ולזה שלא היו לנו מספיק אנשים לאייש משימות.

אני יכולה להגיד בוודאות שהשקעתי המון זמן יום יומי בגיוס וניהול מתנדבים ולא ממש הבנתי מה גודל התפקיד (נאמר שזה ניהול מתנדבים, לא גיוס)

לאחר מכן, גיליתי באמצע הדרך שיש לנו סופש שלם לאייש עם אנשים כאשר בהתחלה דובר רק על הכנס עצמו.

קשה מאוד היה להשיג אנשים שאפשר לסמוך עליהם לתפקידי מפתח.

  • אני מציעה לשקול לשלם פעם הבאה לחלק מהתפקידים האלה. מבינה שזה קשה אבל עדיף להוריד את הלחץ שלא יהיה מי שיעזור..
  • אני מציעה להכין טבלת ימים ומשימות שצריך לאייש לפני שמגייסים מתנדבים
  • אני מציעה להכין הגרת תפקידים
  • אני מציעה לגייס מתנדבים הרבה לפני תחילת הארוע או לדאוג לעזרה בתשלום
  • לצערי לא יכלתי להגיע לכנס אבל שמעתי שהיה נהדר ושהתוכן היה מעניין

About Nir Miretzky

ניר מירצקי, יו"ר העמותה וחבר בועד המנהל של העמותה משנת 2011

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*