צוות עבודה

בתאריך 15.11.11, התקיימה פגישה של עמותת GameIS במשרדי TheGamers.TV בתל אביב.

נוכחים: גולדי, ג’רמי קלצקין, גיא אולמר, ניר מירצקי, דניגמן, יובל ספיר, איתמר וייסברג, אוהד ברזילי, נמרוד דוויק .

נושאים שעלו לדיון:

• לוגיסטיקות ופעילות שוטפת.
• סיכום אירועים קודמים וקביעת קריטריונים לאירועים הבאים.
• עדכון על אירועים עתידיים.

1. לוגיסטיקות:
• בתחילת הפגישה נדון הצורך בפגישת עבודה קבועה אחת לשבועיים. הוסכם כי לפחות חבר ועד אחד חייב להיות נוכח בפגישה, ובשאיפה על חברי הועד להגיע לרוב הישיבות. הודגש כי חברי עמותה נוספים מוזמנים לבוא ולתרום מזמנם לפעילות העמותה. כמו כן הוסכם כי תפקידו של פורום העבודה הוא להציף ולהמליץ על נושאים לטיפול ולקבל עדכונים על נושאים שוטפים. פגישת העבודה הבאה תתקיים בעוד שבועיים בתאריך עליו יעודכנו חברי העמותה במייל. הפגישות יתקיימו בימי רביעי בשעה 21:00. יובל אחראי לקבוע את הפגישה הקרובה.
• לקראת הישיבות תופץ במייל רשימת הנושאים לדיון בישיבה וכל חברי העמותה יוזמנו להוסיף נושאים. הדיון בכל נושא יוגבל בזמן.
• הוסכם כי יש לייצר לוח עבודה שנתי הכולל אירועים שוטפים ואירועי שיא. הלוח יכלול את כל האירועים הרלוונטים לתחום, ככל האפשר, גם אירועים אשר לא מאורגנים ע”י העמותה. בנוסף הוסכם כי צריך להתחיל במדיניות עדכונים לחברי העמותה על בסיס קבוע. גולדי לקח על עצמו את העדכון השוטף לחברי העמותה. את לוח האירועים יעדכן נמרוד דוויק.
2. סיכום אירועים קודמים:
• כללי:
• ביקורת ושקיפות: איתמר הדגיש כי כחבר ועדת ביקורת הוא עדיין לא קיבל מידע רלוונטי בנוגע לאירועים הקודמים עליו הוא יכול לקיים ביקורת. קונקרטית עלה הנושא של שקיפות רישום החברים וההתחשבנות מול אייקון.
• ניר מירצקי מסר כי מפאת חוסר זמן לא נעשתה סגירה מסודרת של הנושאים. הודגש על ידי יובל ספיר כי על כל אירוע יש לקיים תחקיר ראוי.
• נמרוד דוויק הציע כי על איתמר, כועדת ביקורת, להכין פורמט מסמך תחקיר מסודר, אותו יעביר לחברי העמותה. פורמט זה יהווה את הבסיס לתיק הפקת הלקחים אשר ימולא בעבור כל אירוע לעתיד. הנושא הוסכם.
• לבקשת איתמר – הנושא יקבל פרק זמן מהותי בישיבה הבאה. באחריות איתמר להכין לישיבה הבאה פורמט מסמך תחקיר ולהעבירו מבעוד מועד לחברי הועד לעיון.
• מתנדבים: קיים קושי מהותי למצוא כוח אדם אחראי (=שמסוגל לקחת על עצמו תחום אחריות שלם ולהפעיל אנשים נוספים) מבין חברי העמותה ומתנדבים חיצוניים באירועים השונים, עניין שבלט במיוחד בכנס השנתי. בנוסף קיים קושי להעניק אחריות שנתית לאנשים שכן מדובר בתפקיד התנדבותי. הוצע להציף פניה לחברי העמותה והקהילה מבעוד מועד לאירועים ספציפיים על מנת להתחיל לרכז מתנדבים. מתנדבים אשר מעוניינים לעזור, מוזמנים להגיע לישיבות העבודה הדו-שבועיות.
• כמו כן פורום העבודה ישתדל להטיל אחריות בהיקפים קטנים יותר על אנשים שאינם פעילים כיום, כדי להכניס עוד אנשים למעגל זה ולשפר את תחושת השייכות.
• קריטריונים להשתתפות באירועים – התקיים דיון בנוגע לקריטריונים הרלוונטיים להשתתפות העמותה באירועים. במהלך הדיון עלו הקריטריונים הבאים:
1. משאבים – אפשרות גיוס תקציבים לאירוע והאם האירוע יכול להיות רווחי לעמותה.
2. יכולת הפקתית: האם ניתן להפיק את הארוע? ברמה סבירה, טובה או מעולה?
3. תרומה לקשרי החוץ של העמותה.
4. יחסי ציבור וגיוס חברים חדשים.
5. מיתוג.
6. עיתוי.
• חסויות, גיוס משאבים ודוכנים – הוסכם כי קיים צורך לקיים דיון באופן בו ניתן לשפר את התחום. אוהד הדגיש כי יש לפנות לנותני חסויות בהתראה גדולה. ניר מדגיש שדאגה לנושא זה כבר עכשיו תעזור להערך לתקציב השנתי של 2012.  יובל הציע לרתום חברות מסחריות לחברות בעמותה עם עלות גבוהה יותר. ניר הציע להתייחס לגיוס כספים מחברות לא כתרומה אלא כחסות. הדבר דורש התייחסות רצינית לנותני חסויות – מתן מקום ראוי, לוגו, מקום לרול-אפים, כבוד ראוי בפלטפורמות שונות, איסוף איזכורים שלהם ביח”צ השונים ודיווח לנותני החסויות,  וכן הלאה.
• הכנס השנתי:
• כללי: הכנס השנה התארגן השנה בזמן קצר, לאור הדגשה של דודי פלס כי בשל ההתארגנות המאוחרת קיימת אפשרות סבירה שלא יהיה אירוע שנתי. ניר מירצקי דיווח כי הפניה לאייקון כשותף הייתה מתוך כוונה להקל מבחינת משאבים, אחריות להביא קהל ויחסי ציבור לאירוע ולעמותה.
• יחסי ציבור: מבחינת יחסי ציבור, כל הפרסום שנעשה היה ביוזמת מארגני הכנס, והפקת אייקון ולא סייעה דרמטית להביא קהל לאירוע של GameIS. הוצע כי יש להכניס את המיתוג של העמותה והתועלת מיחסי הציבור למגוון השיקולים לגבי התועלת שבאירועים עתידיים.
• כלכלה וחסויות: בשקלול החסויות והכרטיסים לכנס, האירוע הסתיים ברווח כספי. דיווח מלא ניתן יהיה למצוא בתחקיר האירוע.
• התקיים דיון על האפשרות לעשות אירוע עצמאי בשנה הבאה, שאינו מסתמך על אירוע קיים. יובל ספיר וגולדי הדגישו שמסקנה זו צריכה להיות לאחר תחקיר האירוע. יובל ספיר הוסיף כי בעתיד אפשר לשקול, אם יתקיים אירוע עצמאי, להביא מפיק חיצוני.
• DLD:
• כללי: הוסכם על ידי כל הנוכחים כי האירוע סבל מהתארגנות לקויה. יובל ספיר הדגיש שהרווח העיקרי ואולי היחיד מהאירוע הוא חיזוק המעמד של העמותה מול מספר גופים מרכזיים.
• תוכן: Oscar4B וההפקה רבתי של ה-DLD הבטיחו עזרה רבה בתחום התוכן. בפועל הדבר לא קרה, ונפל עומס רב מדי על העמותה לארגן תוכן ראוי. מפאת קוצר זמנים הדבר לא קרה.
• יחסי ציבור: לא נעשתה עבודת פרסום מצד ה-DLD לאירוע של GameIS. הוסכם כי הקירבה לכנס השנתי הייתה גדולה מדי, מה שגרם בעייה בנוכחות ובפרסום.
• בנוסף, האירוע לא הוזכר בתוכנייה, וכן הוא הוגדר בכלליות ולא שויך לעמותה.
• כלכלה וחסויות: ניר מירצקי עדכן כי חסות נוספת של אייבורי בוטלה ברגע האחרון בגלל חברת ההפקה Oscar4B המפיקה את הכנס, שחזרה בה מהתחייבותה לגבי הכנס.
3. אירועים קרובים:
• 17-18.11.2011: Garage Geeks Hackaton עם  Prime Sense
• Unconference :23.12.2011
• חנוכה(25.12.2011): אירוע במודיעין של Lan Games – השתתפות העמותה לא וודאית
• 27-29.1.2012: גלובל גיים ג’אם
• 2.2012: אירוע איגוד האינטרנט השנתי – השתתפות העמותה לא וודאית
• פסח/קיץ: לוקל גיים ג’אם
• אירועי בירה בחודשים הריקים
• אירוע במודיעין של LAN Games
  הוסכם כי צריך לברר פרטים מדויקים על האירוע, המסתמן כאירוע משחקי מחשב תחרותי רחב בקניון עזריאלי שבמודיעין. קונקרטית הוצע לעמותה לשמש כנותני חסות או כספקי תוכן.
  הובהר שקיים צורך באירוע בתוכן רלוונטי לקהל היעד המורכב מאמהות משועממות ובני נוער וילדים שמגיעים בחנוכה. בשל הערך הנמוך לקהילה המקצועית, הודגש כי קיים ערך יח”צני בלבד וסיוע להכרת תחום פיתוח המשחקים. על כן הודגש כי קיימת עדיפות למצוא מציגים שרוצים להגיע לקהל רחב – הן בפורמט בימתי והן בפורמט תערוכתי (מסלולי פיתוח משחקים וחברות עם מוצר).
  הודגש בישיבה כי קיימת הסתייגות מהאירוע, בשל העדר ערך מהותי. לאחר דיון הוסכם כי צריך להשיג מידע נוסף לפני קבלת החלטה. באחריות גולדי להעביר את המידע לועד, במידה ויוחלט כי האירוע טוב לעמותה, הוא יופץ בפורום רחב לטובת גיוס מתנדב שירכז את הנושא.
• Unconference
  גולדי פתח את הצגת האירוע והדגשת חשיבותו כאירוע להעשרה ולמורל. יובל ספיר הדגיש את החשיבות של עבודה באמצעות דורון ניר, העובד מול יוסי ורדי, ומי שמפיק את האירוע בשנים האחרונות. ניר מירצקי הדגיש כי יש להכשיר מתנדבים נוספים, על מנת להרחיב את הידע המקצועי כיצד אירוע מסוג זה מתקיים. הוסכם כי נושא זה יתואם מול דורון לאחר פגישה ראשונית, שלאחריה תצא הודעה לפייסבוק לגיוס מתנדבים.
  פגישה בנושא ה-Unconference תתקיים בשבוע הבא. מייל בנושא ישלח על ידי דורון בימים הקרובים.
  הובעה כוונה להזיז את האי כנס לחודש אחר במהלך השנה כדי לפרוס את האירועים בצורה אחידה יותר.
• גלובל גיים ג’אם
  האירוע מתקיים בשנה הרביעית. עד כה האירוע נוהל על ידי יובל ספיר. יובל הדגיש כי ישנה מעט מאוד עבודה בפועל כ-10 שעות פחות או יותר.
  האירוע יתקיים השנה בבית הספר למדעים בהרצליה, כבשנה שעברה.
  הודגש כי יש למצוא פעילות לשעת הערב על מנת למנוע פיזור של המשתתפים. הוצע לקיים סדנאות ערב/לילה או משחקי ראווה.
  גולדי הדגיש כי קיים חוסר בשיתופי פעולה עם אירועים דומים במקומות אחרים בעולם, בדגש על חילופי מפתחים וגיים דיזיינרים. הוצע לסגור הסכמה עקרונית עם שגרירות כלשהי, קונקרטית הולנד, כי הזוכה השנה יסע בשנה הבאה כשגריר של ישראל לגלובל גיים ג’אם  2013
  ירושלים: הוצע לקיים אירוע נוסף בירושלים, ובכך להעצים את קהילת המפתחים הירושלמית. עלתה האפשרות של שיתוף פעולה עם IGDA PALESTINE ולרתום את הנושא לגיוס משאבים נוספים. נמרוד דוויק העלה את האפשרות של פנייה למשרד לשיתוף פעולה אזורי. יובל ספיר ציין בהקשר זה כי קיימת אפשרות לקבל תמיכה בנושא זה מהשגרירות האמריקאית שמחפשת היכן להשקיע תקציבים. בנוסף עדכן כי עמיחי נוה מרמור דיבר עם JVP והם הציעו לקיים את האירוע אצלם במתחם JVP שבירושלים.
• יובל ספיר הציע למצוא מתנדב לניהול האירוע בהרצליה ובכך להרחיב את מספר המעורבים בניהול האירוע.
  הוסכם כי הנושא יועלה בישיבת העבודה הבאה.
• כינוס איגוד האינטרנט:
  הגיעה הצעה מאיגוד האינטרנט הישראלי להשתתפות באירוע השנתי שלהם כמסלול הרצאות נפרד. הצעת האיגוד היא כי הם יקחו על עצמם את הפקת האירוע למעט תוכן שיגיע מהעמותה וכן הם ידאגו למכירת כרטיסים וההכנסות יועברו אליהם . הנושא ידון בנפרד בישיבה הבאה.

רשם: נמרוד דוויק